Como criar uma Ata de Reunião?

Neste artigo você aprenderá como criar uma Ata de Reunião. 

Para isso, acesse o Módulo de Reunião e: 

1. Selecione "Criar reunião"; 

2. Ao selecionar o botão acima, os dados necessárias para a criação de uma ata, aparecerão para serem preenchidos, tais como: "Fórum", "Título", "Local" e "Data", presentes em "Nova reunião"; 

3. Ao clicar em "Salvar", uma nova janela se abrirá para que sejam configuradas as informações da nova reunião criada; 

4. Para configurar as informações, preencha a Data e defina quem serão os participantes da reunião, inserindo-os através do campo "Procure o participante";  

Observação.: A partir da definição dos participantes, só estes serão considerados membros e portanto, só eles poderão praticar as ações relacionados a esta reunião.

5. As reuniões podem ser compostas por membros que não estão cadastrados no sistema. É necessário que seus dados sejam preenchidos, para que possam receber as notificações. Clicando em "Novo participante externo", inclua os seguintes dados: "Nome", "Empresa" que ele presta serviço, "E-mail" de contato, para que a ata seja enviada a ele também;

Abaixo dos campos configuráveis, há as "Deliberações e Alinhamentos" e as "Ações atrasadas deste comitê":

6. "Deliberações" (discussões cujo propósito consiste na resolução de um problema)  e "Alinhamentos" (pontos que precisam ser conversados/alinhados com o andamento da reunião);  

 7. Para um melhor andamento de uma reunião, é necessário a criação de tópicos para serem discutidos pelos membros presentes. Ao clicar em "Criar tópico", será necessário preencher os seguintes campos indicados abaixo: 

- "Tópico 1": relacionados ao tema das reuniões e caso seja necessário, é possível criar diferentes tópicos para a mesma reunião;

- Crie a comissão que foi responsável pela efetivação deste tópico, composta pelo "Responsável"; 

- "Tipo": selecionando entre "Ação" ou "Deliberação" do tópico.

As ações definem as atitudes que devem ser tomadas após a discussão dos tópicos. É com essa funcionalidade que podemos criar ações que devem ser realizadas após o encerramento da reunião. Para a criação da mesma, é necessário que sejam preenchidos os dados a seguir:

-"Ações": Quais serão as ações que devem ser tomadas (caso seja necessário, mais de uma ação pode ser criada);

-"Responsável": Quem será o usuário responsável para que a ação seja tomada;

-"Data Planejada": A data que a ação foi planejada;

-"Data Realizada": A data que a ação foi realizada;

- "Status": ele permanecerá como "ABERTA", até que a data realizada seja preenchida.

- "Operações": você pode realizar três ações distintas - "+" (pode adicionar ou remover observações), anexar arquivos ou excluir a ação. 

8. A fim de finalizar a reunião é necessário tomar uma das ações a seguir:

- "Aprovar ata": para o sistema isso significa que a reunião foi finalizada e não deseja alterar nenhuma informação.  

Obs.: a única ação que pode ser tomada a partir da aprovação de ata é imputar o dia do realizado da ação criada ("data realizada");

- "Cancelar Reunião": a reunião estará salva no sistema, mas terá o "status" de cancelada. Para cancelar a reunião é obrigatório que haja uma justificativa em forma de texto, que aparecerá para ser preenchida, ao ser clicado essa opção;

- "Remover Reunião": utilizada para remover a reunião do sistema.

9. Além das funcionalidades a cima, é possível que a ata seja visualizada em "PDF" ou também que seja enviada por e-mail, para os participantes da reunião. 

Caso tenha dúvidas, lembre-se que nossa Central possui artigos sobre inúmeras funcionalidades do Valorae. Fique à vontade para consultar e seguir aqueles que você preferir!

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