Conceito

A partir da detecção do problema (fato), o modelo FCA nos encaminha para uma técnica da investigação que envolve no mínimo cinco por quês, ou seja, cinco indagações que ajudam a descobrir a causa raiz do problema, numa sequência lógica.

1- Fato

O fato é o relato da anormalidade detectada. Por exemplo, as vendas de um fabricante de pisos de madeira ficaram R$ 150 mil abaixo do previsto e esse fato é anormal. Precisamos descobrir a causa central dessa anormalidade.

Vejamos a sequência de indagações: 

1. Por que as vendas ficaram R$ 150 mil abaixo da previsão? Porque a regional Centro-Oeste não atendeu a meta. 
2. Por que a regional Centro-Oeste ficou abaixo da meta? Porque a sua filial Mato Grosso do Sul não conseguiu atingir a meta do produto Parquet 2. 
3. Por que a filial Mato Grosso do Sul não alcançou a meta do produto Parquet 2? Porque não houve estoque suficiente na filial. 
4. Por que o estoque do Parquet 2 não foi suficiente no estoque da filial Mato Grosso do Sul? Porque não foi acionado o alarme de reposição de estoque quando o produto atingiu o patamar mínimo. 
5. Por que não foi acionado o alarme de reposição? Porque ninguém percebeu que o alarme não estava funcionando. 
6. Por que ninguém percebeu? Porque o encarregado estava doente e faltou ao serviço.

2- Causa e Ação

Está identificada a causa central de as vendas terem ficado abaixo da expectativa do fabricante de pisos: o alarme de reposição de estoque precisa funcionar independentemente da presença de um encarregado.

Portanto, já temos o fato (1) e a sua causa central (2).

Dentro da metodologia FCA, passamos agora para a ação (3) que seja fundamental para combater a anormalidade (fato).

A ação precisa ser analisada sob dois aspectos:

• 4) se é uma ação que eliminará de vez a causa da anormalidade ou se 5) apenas corrigirá o efeito imediato.
• Definida a ação adequada, é hora de estabelecer 6) quem se responsabilizará pelo seu cumprimento.

Existem ainda mais dois passos para o fechamento da ferramenta FCA:

• 7) Data prevista para a conclusão da ação;
• 8) Data real em que a ação se concretizou.

Pronto! Sua análise e tratamento de causa se encontram encerrados, com a correção aplicada e evitando a repetição do mesmo erro futuramente.

Aplicação dos FCAs no Valorae!

Nota: O processo apresentado pode mostrar pequenas variações, definidas pela sua própria empresa/organização.

Criação

1. Localize a meta que possui um desvio através do painel, tela de metas ou qualquer outro local que a mesma esteja cadastrada e acesse o dossiê da meta:

 

2. Uma vez no dossiê da meta, clique na aba de FCAs conforme abaixo:

 

3. Observe que os meses disponíveis para FCA serão apenas aqueles onde o resultado do mês está fora do desejado, sendo considerado um desvio da meta. Clique em  para criar.

 

4. Preencha os campos informados na tela conforme abaixo:

• Fato: Informe o relato da anormalidade detectada
• Causa: Preencha este campo com a causa central identificada, a qual exige tratamento para correção
• Ação: Determine ação que seja fundamental para combater a anormalidade (fato)
• Responsável pela ação: Escolha usuário (que já deve estar previamente cadastrado no sistema) que será responsável por realizar a ação proposta.
• Término Previsto: Um dos fundamentos essenciais da ação é a definição de uma data para sua conclusão, garantindo que a mesma seja controlada e realizada. Informe aqui a data prevista.
• Término Realizado: Selecione aqui a data real de conclusão do FCA proposto.
• Observações: Campo de preenchimento livre para informações adicionais.

 

5. Pronto! Seu FCA está criado no sistema e pronto para acompanhamento:

 

Edição

Para editar um FCA já criado para você, acesse-o através do dossiê da meta ou da tela de planos de ação e FCAs:

• O botão Editar irá permitir a alteração do Fato e Causa

• Já o ícone Ver permitirá alterar as observações daquele FCA.

 

Caso tenha dúvidas, lembre-se que nossa Central possui artigos sobre inúmeras funcionalidades do Valorae. Fique à vontade para consultar e seguir aqueles que você preferir!

Além disso, em nosso blog produzimos vários materiais a respeito de metodologias de gestão, dicas de produtividade. Acesse https://www.siteware.com.br/blog/ e fique por dentro!